การประชาสัมพันธ์การให้บริการ ของสำนักเทคโนโลยีสารสนเทศ มทร.ธัญบุรี

หมายเ หตุ : เขียนเมื่อปี 2549
ขอทำความเข้าใจแลกเปลี่ยนประสบการณ์และความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ เกี่ยวกับการให้บริการต่างๆของสำนัก ในประเด็นต่างๆเนื่องจากในปัจจุบันมีการเปิดให้บริการและมีหลายกิจกรรมที่ทางสำนักได้จัดขึ้น ตลอดจน ภาพลักษณ์ของหน่วยงาน การเป็นที่รู้จักและยอมรับภายในมหาวิทยาลัยฯ
จากข้อมูลที่ได้รับจากการสอบถามบุคคลต่างๆ ทั้ง คณาจารย์ บุคลากรและนักศึกษา หลายคนยังไม่ รู้ว่าสำนักเทคโนโลยีสารสนเทศ อยู่ที่ไหน ทำอะไร หลายครั้งที่ อาจารย์หลายๆคนให้นักศึกษามาที่ สารสนเทศ นักศึกษาจะตอบว่า ไม่ทราบว่าอยู่ที่ไหน หลายๆคนยังไม่ รับรู้ รับทราบ ภารกิจของเรา จนบางครั้งผมคิดว่าบุคคลภายนอกที่รู้จักเราผ่านสื่อมวลชน อาจจะมีจำนวนมากกว่าคนภายในมหาวิทยาลัยด้วยซ้ำไป ซึ่งมันมีผลกระทบต่อภาพลักษณ์และการดำเนินกิจกรรมและการให้บริการหลายๆด้าน พอถึงจุดนี้หลายๆคน ก็คงบอกวิธีการ ซึ่งเป็นคำตอบที่ เราทุกคนก็ตอบได้ ว่าต้องมีการประชาสัมพันธ์
แต่ถ้าถามต่อไปว่าจะประชาสัมพันธ์อย่างไร คงนึกถึงหลายวิธีที่จะทำ เราคงต้องแยกให้ออกว่าการประชาสัมพันธ์ ต่างจาก โฆษณา การโฆษณาจะทำเป็นช่วงระยะเวลา มีการสิ้นสุดของงาน แต่การประชาสัมพันธ์ ถ้าแปลไทยเป็นไทย ก็คือการไปสัมพันธ์กับผู้คน ภาษาอังกฤษถึงใช้คำว่า Public Relation หน่วยงานเอกชนเรียกว่า ประชาสัมพันธ์และกิจกรรม ซึ่งต้องมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง เพื่อสร้าง ภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กร ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายนักสำหรับเรา เนื่องจาก ต้องมีการแก้ไขสิ่งที่อาจทำให้หลายๆคนที่ไม่เข้าใจ ที่ผ่านมา พวกเราก็ได้ทำให้หลายๆส่วนงานยอมรับได้ในระดับหนึ่ง
หลายครั้งพวกเราคงมีคนตั้งข้อสงสัยว่า ทำไม ถึงชอบให้จัดกิจกรรมที่เกี่ยวกับคน เชิญคนโน้นคนนี้มาที่สำนัก จัดอบรม จัดงานประชุมต่าง ไม่เห็นจะเกี่ยวกับ IT หรือการไปออกงาน ไป service หน่วยงานต่างๆ เหมือนกับหางานมาเพิ่ม ให้ แต่ถ้าเรามองย้อนกลับไปจะพบว่ามันทำให้ เพื่อนร่วมงาน นักศึกษา ของเราในมหาวิทยาลัย รู้จักและเข้าใจในบทบาทของเรามากยิ่งขึ้น เราได้รู้จักกับชาวราชมงคลมากขึ้น
เราอาจจะมีปัญหาในการที่จะติดตั้งป้ายสำนัก(เคยให้ทำป้ายชั่วคราวแต่ตอนนี้ไม่รู้ไปอยู่ไหนแล้ว) เนื่องจากยังติดเรื่องของโครงสร้างหน่วยงาน แต่ผมคิดว่าใน การประชาสัมพันธ์การให้บริการ ป้ายอาจจะมีส่วนสำคัญในการบ่งบอกสถานที่ แต่สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่าคือ Brand และความน่าเชื่อถือ ถ้าลองนึกดูจะพบว่าสินค้าและบริการดังๆ หลายๆชนิดเราไม่รู้ด้วยซ้ำว่า ของบริษัทอะไร โรงงานอยู่ที่ไหน
การจัดทำสื่อประชาสัมพันธ์
ในการประชาสัมพันธ์พวกเราคงทราบดีต้องมีการใช้สื่อประชาสัมพันธ์ การเลือกใช้สื่อน่าจะต้องมีการวิเคราะห์ว่า ควรมีการใช้สื่อใดในการประชาสัมพันธ์ พวกเราที่เรียนบริหารธุรกิจคงทราบดีว่าคงต้องมองจากกลุ่มเป้าหมายหรือลูกค้าเป็นหลัก เช่น บุคคลภายนอก ก็ต้องเน้นสื่อมวลชน ซึ่งถ้าสื่อต่างกัน กลุ่มเป้าหมายในแต่ละสื่อก็ต่างกันอีก ในมุมมองชาว IT ก็คงบอกว่า ต้อง Website,e-Mail ถ้าชาวบ้านที่เคหะฯ ก็คงใช้เสียงตามสาย ฯลฯ
แต่ถ้าจะเฉพาะเจาะจงที่ มหาวิทยาลัยของเรา ในการเลือกใช้สื่อเราคงต้องมองถึง ผู้รับบริการ เป็นหลักคงต้องเน้นอีกครั้งว่าต้องวิเคราะห์การเข้าถึงข้อมูลของผู้เข้ารับบริการ ว่าเข้าจะรับทราบข้อมูลจากทางใดได้มากที่สุด ซึ่งในมุมมองของผมคิดว่าคงต้องมีการใช้หลายอย่างผสมกันเช่น
• Website
ซึ่งต้องมีการเขียนอธิบายให้เข้าใจอย่างง่ายๆ และชัดเจน บางครั้งเราชอบแบบเรียบๆ แต่เราก็ต้องเข้าใจว่า คนที่เข้ามาดู เขาไม่เข้าใจและไม่ทราบ Background ก็อาจจะทำให้เขาสับสน ดังนั้นเราคงต้องผสมระหว่างความสวยงาม และข้อมูลที่เขาจะได้รับ และความสะดวกต่อการใช้งาน ความทันเวลา อาจมีตัวหนังสือมากหน่อย แต่ถ้าเป็นข้อมูลที่เขาอ่านแล้วใช้ประโยชน์ได้ ผมว่าเขาน่าจะพอใจ ซึ่งวิธีการสิ่งที่จะช่วยเราได้มากก็คือ พวกเราต้องช่วยกันอ่านและแก้ไขกันก่อน ช่วยกันให้ความคิดเห็น อย่างน้อยก็ได้มีการทบทวนกันในระดับหนึ่ง
แต่สิ่งที่ผมพบก็คือ เรามีการพัฒนาที่ดีขึ้นมากเรื่อยๆ อันนี้ต้องขอชม การทำ Website ของเรามีการพัฒนาขึ้นมากมีการพัฒนาเทคนิคต่างๆขึ้นมา ซึ่งอันนี้เกินความคาดหมายLearning Curve ของกลุ่มพัฒนา web สูงมาก แต่เรื่องของข้อผิดพลาด ก็แก้ไขไปไม่ต้องกังวล เป็นปกติของการทำงาน
ผมจะชอบบอกให้ใช้ Web board และใส่email ทุกครั้ง เนื่องจาก เหตุผลที่ว่า บางคนที่เขาไม่เข้าใจ (ต้องเข้าใจว่าคนเรามีพื้นฐานไม่เหมือนกัน แต่คนที่อ่านงานของเรามีหลายระดับ) หรือมีข้อสงสัยเขาจะได้มีช่องทางในการสอบถาม และมันจะเป็นตัวสะท้อนเองว่า ถ้ามีคนถามในเรื่องเดียวกันซ้ำๆ แสดงว่าข้อมูลของเราอาจจะยังไม่เพียงพอ ก็ต้องมีการปรับปรุงต่อไป
ผมคิดว่าเราน่าจะมีการประชาสัมพันธ์ใน Homepage ว่า เรา update อะไรขึ้นมาใหม่ เพราบางครั้งมันอยู่ลึกมากๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆ จนแม้แต่พวกเราเองก็ไม่รู้ว่าทำอะไรไปบ้างแล้ว เช่น e-Training หรือ LMS ฯลฯ เราคงเห็นแล้วว่ามันมีประโยชน์ แต่คนใช้งานน้อยมาก
• โปสเตอร์
ทำไมผมชอบสั่งให้ทำโปสเตอร์ ??? …….ก็ ลงweb site ไปแล้ว ทำหนังสือเวียนแล้ว ไม่เห็นต้องทำเลย ………เราคงต้องมามองกันว่าธรรมชาติของการรับรู้ข่าวสารในปัจจุบันของชาวราชมงคล ยังต้องอาศัย กระดาษอยู่ ผมคิดว่าคงอีสัก 2-3 ปี กว่าจะมีการเปลี่ยนพฤติกรรมการรับรู้ข่าวสาร ผมเข้าไปดูสถิติการเข้า website ทุกวัน วันละหลายๆรอบ พบว่าการเข้า www.rmut.ac.th วันหนึ่งประมาณ 1,200-1,600 Unique IP มีการเข้าดูประมาณ 6,000-10,000 Page View แต่ที่น่าแปลกคือ ส่วนมาก(กว่า 60%) เป็นการเข้ามาของ วิทยาเขต มทร.อื่น( ผมว่าต้องใช้ กระดาษ ประชาสัมพันธ์ดึงให้คนเข้า website น่าจะดี ) และจากประสบการณ์โดยตรงก็คือ วิธีการแบบโบราณคือติดประกาศ ในจุดเด่นๆที่ทุกคนเดินผ่านจะ โดนใจสะดุดตา วัยรุ่น เช่นในลิฟต์ บอร์ดที่เป็นทางเดินผ่าน

การออกแบบ ก็คงทราบกันดีว่า คงต้องให้สะดุดตา ถ้าเดี๋ยวนี้ก็คงต้องใช้แผ่นใหญ่ จะได้เปรียบเพราะประกาศมันมีมาก……………. มากจน ขี้เกียจอ่าน จำนวนจุดที่ติดก็สำคัญ ต้องดูกลุ่มเป้าหมาย อยากให้พวกเราช่วยกันคิด เช่นถ้าอยากให้อาจารย์และบุคลากรรู้ก็ต้องอาจจะต้องไปที่หอพัก ในส่วนของนักศึกษา นอกจากอาคารเรียน โรงอาหาร อาจจะต้องไป ตามอพาร์ตเมนต์ ร้านอาหารในหมู่บ้าน ป้ายรถประจำทาง ทางเดิน Cover Way (ที่ข้างสำนักก็มี น่าจะหาวิธีการดูนะครับ) อาจจะมีวิธีการแปลกๆก็ลองดูนะครับ เช่นนักศึกษาชมรมพุทธ เอาโทรโข่งประกาศในหมู่บ้านพรธิสาร แล้วก็ได้ผลมาก (เราคงไม่ต้องทำถึงขั้นนั้น แต่ให้ดูเป็นแบบอย่าง)
คุณภาพของงาน บางครั้งอาจจะต้องดูความเหมาะสม บางครั้งอาจจะเป็นแค่เอกสารขาวดำก็ได้ ถ่ายเอกสาร A3 ทำหลายแผ่น ไปติด หลายๆจุด ในกรณีเร่งด่วนหรืองานไม่ค่อยสำคัญมาก ก็ต้องเลือกเอา มีเรื่องที่น่าแปลกคือ ส่วนมากหน่วยงานต่างๆเขาอยากจะ Print Poster แต่ไม่มีที่จะพิมพ์ ลำบากมากกว่าจะได้พิมพ์ แต่ของเราคือ มี่ที่ให้เราเข้าไปใช้งานได้อย่างสะดวก ทั้งภาควิชาการพิมพ์ กองประชาสัมพันธ์ แต่เราก็ไม่ค่อยอยากจะพิมพ์ สักเท่าไร…………???
• แผ่นพับ เอกสารแจก ฯลฯ
แผ่นพับ ใบปลิว เราน่าจะต้องลองทำดู ทำแบบง่าย แล้วเอาไปแจก ข้อมูลจะถึงตัวบุคคล เลยในการเปิดให้บริการอะไรใหม่ๆเช่น E-service เราน่าจะพิมพ์เอกสาร ขนาด A5 ไปแจกในสถานที่ต่างๆเช่นโรงอาหาร ซุ้มอาหารต่างๆ เวลาพักเที่ยง น่าจะตรงกลุ่มเป้าหมายที่สุด เอกสารเราก็ ทำcopy print แจก เราทำเองได้เลยแล้ว ควรจะรีบทำด้วยนะครับ
สติกเกอร์ อันนี้ผมลองคิดดูว่าถ้า Help Desk ทำน่าจะมีประโยชน์ เพราะเราสามารถใส่ข้อมูลการให้บริการ เบอร์ติดต่อ e-Mail หรือ web site ของ Help Desk (คิดว่าน่าจะทำเป็นข้อมูลสำหรับผู้ต้องการติดต่อสอบถามและการให้บริการของเรา) อาจมีการระบุ หมายเลยเครื่อง ติดไปที่เครื่องคอมพิวเตอร์ด้วย ซึ่งจะทำให้เราสามารถทราบข้อมูลประวัติ และสถานที่ติดตั้งได้เลย ถ้าเรามีฐานข้อมูลของคอมพิวเตอร์ในส่วนที่เราให้บริการอยู่
• IT News letter
ตอนนี้กำลังคิดว่าจะทำอยู่ เพื่อเป็นการเผยแพร่ข้อมูลอย่างเป็นทางการ ว่าในช่วงเดือนที่ผ่านมาเรามีกิจกรรมอะไร และ ต่อไปเราจะทำอะไร โดยในช่วงแรกอาจจะพิมพ์ก่อน และทำเป็น Electronic file ส่งให้บุคลากร เป็นรายเดือน ซึ่งต้องให้พวกเราในสำนักช่วยกันเขียน บทความที่เป็นความรู้สั้นๆทางด้าน IT เพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน
• อื่นๆ
พวกเราคงต้องช่วยกันคิดว่าจะทำอย่างไร และการใช้โอกาสต่างๆที่มีในการประชาสัมพันธ์ การดำเนินกิจกรรมของสำนัก เช่นการที่ อาจารย์หลายๆคนไปสอนให้คณะต่างๆ ก็สามารถบอกข่าวการให้บริการและกิจกรรมของสำนัก การแนะนำ Website และ Content ที่ดีๆ ให้นักศึกษา อาจจะมาสอนที่สำนักด้วยก็ได้ นักศึกษาจะได้คุ้นเคยและพูดกันปากต่อปาก ซึ่งได้ผลมาก
ขอทำความเข้าใจเรื่องการประหยัดสักหน่อย(ในความคิดเห็นส่วนตัวนะครับ) เข้าใจว่าต้องทำอยู่แล้วเนื่องจากเราใช้งบประมาณ ซึ่งเป็นภาษีอากรและค่าลงทะเบียนของนักศึกษา(ถ้าใครเคยสัมภาษณ์นักศึกษากองทุนกู้ยืม จะรับรู้ดีว่าเงินลงทะเบียนของนักศึกษามีค่ามากๆ) แต่สิ่งที่เราต้องคำนึงคือถ้าประหยัดจนไม่ต้องทำอะไรเลย อยู่เฉยๆ ทำโน่นก็เปลือง ทำนี่ก็เปลือง ลดรายจ่ายทุกอย่างจนงานไม่เดิน ผมคิดว่าคงไม่ได้ อยากให้คิดถึงคำสองคำ คือผลสัมฤทธิ์และสมรรถนะ อธิบายง่ายๆคือ ทำงานให้ลุล่วง แล้วก็ใช้ทรัพยากรต่างๆ เช่น งบประมาณ เวลา คน ให้คุ้มค่าที่สุด สิ่งที่ต้องการคือ งานต้องสำเร็จ
สิ่งที่อยากให้ทำเร่งด่วนตอนนี้คือ การประชาสัมพันธ์ในส่วนของ E-service, Help Desk เพราะพวกเรายังมีอีกหลายเรื่องที่ต้องดำเนินการ เช่น การ Trainingต่างๆซึ่งจะต้องมีการปรับรูปแบบการจัดการ, IT Park, ศูนย์ Multimedia ฯลฯ
ตอนแรกผมว่าจะเขียนเป็น Massage สั้นๆ แต่ก็อยากอธิบายแนวคิดต่างๆ ว่าอยากเห็นอะไร บ้าง พวกเราก็เสนอมาได้ อยากให้พวกเรา กล้าคิด กล้านำเสนอสิ่งที่ดีๆ มองไปข้างหน้า และต้องกล้าทำให้สำเร็จด้วย ในการทำงานคงมีปัญหาเข้ามาให้แก้ คงมีอะไรหลายอย่างที่เราคาดไม่ถึงแต่หลายๆครั้งก็ผ่านงานยากๆมาได้ ถ้ามีอุปสรรคติดขัด ผมว่าผอ.คงช่วยอย่างเต็มกำลัง (ผมว่าถ้าเรามีเรื่องอะไรที่ดีๆ งานที่ท้าทาย ที่สารสนเทศต้องการทำ แล้วนำเสนอทางมหาวิทยาลัยคงจะไม่ขัดข้อง)
เราคงอยากเห็นภาพของ สารสนเทศ เป็นหน่วยงานที่มีความสมบูรณ์แบบ คล่องตัว เป็น Smart Unit ถ้าพูดชื่อสารสนเทศแล้วทุกคนต้อง เชื่อมือ เชื่อมั่น ว่าเมื่อว่ารับงานมาทำแล้วจะต้องทำได้ดี
สรุปง่ายๆ คือ อยากให้เราช่วยกันคิดช่วยกันทำ เพื่อสำนัก หวังว่าคงได้เห็นผลการทำงาน ข้อเสนอต่างๆ และ แนวคิดดีๆเร็วๆนี้แล้วนะครับ

ขอบคุณครับ