การจัดการกับ “เวลา” อย่างไรให้ได้ “งาน”

การจัดการกับ “เวลา” อย่างไรให้ได้ “งาน”

นางสุจิตรา   ยอดเสน่หา
ตำแหน่ง นักวิชาการศึกษา ชำนาญการ

เนื้อหาโดยสรุป

ทฤษฎีการบริหารเวลาตามกรอบแนวคิดของ Stephen R. Covey โดยแบ่งตารางการบริหารงานเป็น 4 ช่อง ตามกิจกรรม ดังนี้
ช่องที่ 1 สำคัญและด่วน ลักษณะของงานสำคัญและด่วน เช่น งานที่เป็นวาระเร่งด่วนขององค์กร ปัญหาที่ไม่คาดคิด โครงงานที่มีเส้นตาย เหตุฉุกเฉินต่างๆ กล่าวคือถ้าไม่ทำทันที่จะส่งผลกระทบต่อองค์กร

ผลลัพธ์ หากมีงานในส่วนนี้มากเกินไป จะเกิดความเครียด เหนื่อยล้า มีแต่เรื่องฉุกเฉินตลอดเวลา ไร้ประสิทธิภาพและไร้ประสิทธิผล

ช่องที่2 สำคัญแต่ไม่ด่วน ลักษณะงานจะเกี่ยวข้องกับการป้องกัน การสร้างสมรรถภาพ การสร้างความสัมพันธ์ การวางแผน การพักผ่อน งานในส่วนนี้ถือว่าสำคัญมาก เพราะจะทำให้งานในช่องที่ 1 ลดน้อยลง     หากเราสามารถบริหารจัดการในส่วนของงานไม่ด่วนแต่สำคัญได้เป็นอย่างดี
ผลลัพธ์ หากมีงานในส่วนนี้มากเกินไป จะทำให้เกิดวิสัยทัศน์ที่สมดุล เนื่องจากมีเวลาในการคิดและวางแผน มีวินัยและมีค่านิยมที่ชัดเจน มีความมั่นใจไม่ค่อยมีเรื่องฉุกเฉิน สามารถควบคุมปัญหาต่างๆ ที่จะเกิดได้เนื่องจากได้หาวิธีการป้องกันไว้บ้างแล้ว ทำให้มีประสิทธิภาพในระยะยาว

ช่องที่ 3 ไม่สำคัญแต่ด่วน เป็นลักษณะของงานประเภทขัดจังหวะต่างๆ เช่น โทรศัพท์ จดหมาย การะประชุมเรื่องด่วนบางเรื่อง กิจกรรมที่เราต้องช่วยเหลือคนอื่น
ผลลัพธ์ หากมีงานในส่วนนี้มากเกินไป จะเกิดการทำงานแบบเน้นผลระยะสั้น มีเรื่องฉุกเฉิน มืชื่อเสียงไม่แน่นอนเนื่องมาจากบางครั้งได้ช่วยงานคนอื่น ต่อมาเมื่อมีงานยุ่งไม่สามารถช่วยงานคนที่เคยช่วยต่อไปได้ทำให้ผู้ขอความช่วยเหลือเกิดความรู้สึกไม่ประทับใจ เห็นว่าการวางแผยและเป้าหมายไม่ค่อยมีความสำคัญ มีความรู้สึกว่าเป็นเหยื่อเนื่องจากไม่สามารถควบคุมเรื่องต่างๆ ได้ และมีความสัมพันธ์ในลักษณะผิวเผิน

ช่องที่ 4 ไม่สำคัญและไม่ด่วน ลักษณะงานจะเป็นเรื่องจุกจิก จิปาถะ งานยุ่ง โทรศัพท์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน กล่าวคือสิ่งที่ทำแล้วทำให้เราเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
ผลลัพธ์ หากมีงานในส่วนนี้มากเกินไป จะกลายเป็นคนไม่มีความรับผิดชอบ ไร้ประสิทธิภาพ ต้องพึ่งพาผู้อื่นในเรื่องสำคัญ

กลยุทธ์ในการบริหารเวลา
1.       ใช้เวลาในช่องที่ 3 และ 4 ให้น้อยลง เนื่องจากเป็นงานที่ไม่สำคัญ
2.       งานในช่องที่ 1 เพิกเฉยไม่ได้ต้องแก้ไข หรือทำทันที หากไม่ทำจะส่งผลกระทบในวงกว้าง ทั้งในด้านความสามารถ และชื่อเสียงขององค์กร แต่เราสามารถลดงานในช่องที่ 1 ได้โดยทำการวางแผน/ป้องกัน หรือการทำงานในช่องที่ 2 ให้มากขึ้น
3.       ต้องปฏิเสธงานบ้างเนื่องจากบางครั้งภาระงานเรามากเกินกำลังแล้ว อย่าได้เกรงใจเพราะจะเป็นการ   ทำร้ายตนเอง
4.       ต้องจัดลำดับความสำคัญ โดยเลือกทำงานที่ต้องทำก่อน แล้วทำงานที่ควรทำ ส่วนงานที่ชอบที่จะทำนั้นต้องพิจารณาว่ามีเวลามากพอที่จะทำหรือมีคุณค่าที่จะทำหรือไม่
5.       การจัดการประเภทของงาน ในลักษณะของ Color Code เพื่อจะได้เห็นภาพและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6.       การมอบหมายงาน จะต้องมีการมอบหมายให้ผู้อื่นทำงานแทนเราได้ โดยจะต้องมอบทั้งความไว้วางใจ และอำนาจในการตัดสินใจให้ด้วย โดยเฉพาะในด้านวิธีการปฏิบัติ

ผลที่ได้รับจากการอบรม ได้ฝึกคิดวิเคราะห์จากการร่วมปฏิบัติการ ในด้านการจำแนกงานลงในช่องต่างๆ และสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการทำงานของตนเองได้ และได้เรียนรู้ถึงความสำคัญของงานในช่องที่ 2 คือ สำคัญแต่ไม่ด่วน ว่ามีผลกระทบมากหากสามารถจัดการได้ดี งานสำคัญและด่วนจะลดน้อยลง ในทางกลับกันหากไม่สามารถบริหารได้ จะมีแต่งานสำคัญและด่วนเกิดขึ้นมากมาย ทำให้ไม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน

ดูเพิ่มเติมที่นี่