การสร้างและการพัฒนาคู่มือเพื่อการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ

นายวันชัย   แก้วดี
ตำแหน่ง นักวิชาการโสตทัศนศึกษา

เนื้อหาโดยสรุป

คู่มือการปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารที่แต่ละหน่วยงานสร้างขึ้นมาเพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของหน่วยงานนั้นๆ และเป็นคู่มือสำหรับศึกษาการปฏิบัติงานของบุคลากรในหน่วยงาน อีกทั้งยังสามารถปรับปรุงให้สอดคล้องกับระเบียบวิธีและเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปในอนาคต

วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน

1. เพื่อให้การปฏิบัติงานในปัจจุบันมีมาตรฐานเดียวกัน
2. ผู้ปฏิบัติงาน ผู้ใช้บริการทราบ และเข้าใจว่าควรทำอะไรก่อนหลัง
3. ผู้ปฏิบัติงาน ผู้ใช้บริการทราบวาควรปฏิบัติงานอย่างไร เมื่อไร กับใคร
4. เพื่อให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกับนโยบาย วิสัยทัศน์ ภารกิจ และเป้าหมายขององค์กร
5. เพื่อให้ผู้บริหารติดตามงานได้ทุกขั้นตอน
6. เป็นเครื่องมือในการอบรม
7. ใช้เป็นเอกสารอ้างอิง
8. ใช้เป็นสื่อในการประสานงาน

ประโยชน์ของการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน

1. ได้งานที่มีคุณภาพตามที่ต้องการ
2. ผู้ปฏิบัติงานไม่เกิดความสับสน
3. แต่ละหน่วยงานรู้งานซึ่งกันและกัน
4. บุคลากรหรือเจ้าหน้าที่สามารถทำงานแทนกันได้
5. สามารถเริ่มปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็ว เมื่อมีการโยกย้ายตำแหน่ง
6. ลดขั้นตอนการทำงานที่วับซ้อน
7. ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานที่ไม่เป็นระบบ
8. ช่วยเสริมสร้างความมั่นใจในการทำงาน
9. ช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอในการปฏิบัติงาน
10. ช่วยลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในการทำงาน
11. ช่วยลดการตอบคำถาม
12. ช่วยลดระยะในการสอนงาน
13. ช่วยให้การทำงานเป็นมืออาชีพ
14. ช่วยในการออกแบบระบบงานใหม่ และปรับปรุงงาน

โครงสร้างของคู่มือการปฏิบัติงาน

1. วัตถุประสงค์ (Objectives)เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน
2. ขอบเขต (Scope) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่าคลอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนใด ถึงขั้นตอนใด หน่วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด
3. คำจำกัดความ (Definition) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงคำศัพท์เฉพาะ ซึ่งอาจจะเป็นภาษาไทย หรือภาษาอังกฤษ หรือคำย่อ ที่กล่าวถึงภายใต้ระเบียบปฏิบัตินั้นๆ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน
4. หน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบว่ามีใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับระเบียบปฏิบัตินั้นๆ โดยมักจะเรียงจากผู้มีอำนาจหรือตำแหน่งสูงสุดลงมา
5. ขั้นตอนการปฏิบัติหรือระเบียบปฏิบัติราชการ (Procedure) เป็นการอธิบายขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด ว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เมื่อใด โดยสามารถจัดทำได้ในรูปแบบต่างๆ ได้แก่ การใช้ข้อความอธิบาย การใช้ตาราง อธิบาย การใช้แผนภูมิ การใช้ Flow Chart
6. เอกสารอ้างอิง (Reference Document) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ประกอบคู่กัน หรืออ้างอิงถึงกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานนั้นๆ สมบูรณ์ ได้แก่ ระเบียบปฏิบัติเรื่องอื่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย ต่างๆ
7. แบบฟอร์มที่ใช้ (Form) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงแบบฟอร์มต่างๆ ที่ต้องใช้ในการบันทึกข้อมูลผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานของกระบวนการนั้นๆ
8. เอกสารบันทึก (Record) เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบว่าบันทึกใดที่ต้องจัดเก็บเพื่อเป็นข้อมูลหรือหลักฐานของการปฏิบัติงานนั้นๆ พร้อมทั้งระบุถึงผู้รับผิดชอบในการเก็บ สถานที่ ระยะเวลา และวีการจัดเก็บ

Flow Chart คือ เป็นการใช้สัญลักษณ์ต่างๆ ในการเขียนแผนผังการทำงาน เพื่อให้เห็นถึงลักษณะและความสัมพันธ์ก่อนหลังของแต่ละขั้นตอนในกระบวนการทำงาน จากการอบรมได้ทำการอธิบายขั้นตอนการทำงานกระบวนการผลิตสื่อวีดิทัศน์เพื่อการศึกษา

กระบวนงานผลิตสื่อวีดิทัศน์เพื่อการศึกษา

ประโยชน์ที่ได้รับ

1. ได้รับความรู้ในเรื่องการสร้างและการพัฒนาคู่มือเพื่อการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ

2. นำความรู้ที่ได้จากการอบรมไปการพัฒนาคู่มือเพื่อการปฏิบัติงาน