การดำเนินงานระบบจัดเก็บเอกสารฉบับเต็มในรูปอิเล็กทรอนิกส์ (ThaiLIS)

นางสาววิริยา สมบูรณ์ผล
ตำแหน่ง บรรณารักษ์

เนื้อหาโดยสรุป

          การประชุมเชิงปฏิบัติการ เรื่อง การดำเนินงานระบบจัดเก็บเอกสารฉบับเต็มในรูปอิเล็กทรอนิกส์ ตามโครงการพัฒนาเครือข่ายห้องสมุดในประเทศไทย (ThaiLIS)  มีเนื้อหาการประชุมประกอบด้วยเรื่อง โครงสร้าง Metadata , หลักการใช้งาน Metadata ตามมาตรฐาน Dublin Core,  หลักการการใช้งานระบบ TDC, การสร้าง Template เพื่อการบันทึกข้อมูล Metadata, การใช้ Crosswalk ในระบบ digital collection (TDC), การบันทึกข้อมูล metadata  และ การ Upload Object ของเอกสารดิจิตอล และการใช้งานระบบงานสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  ดังนี้

โครงสร้าง Metadata

          Metadata หมายถึง ข้อมูลที่บรรยายทรัพยากรหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวัตถุ (Object) อย่างเช่น ทรัพยากรประเภทเอกสาร ทรัพยากรประสิ่งของ ทรัพยากรประเภทบริการ ทรัพยากรประเภท Collection ของทรัพยากรอื่น และทรัพยากรบุคคล หน่วยงาน และหนังสือในห้องสมุด ซึ่ง Metadata นั้นสามารถจำแนกออกได้ 3 ส่วนด้วยกัน ดังนี้

1. Descriptive Metadata คือ การบรรยายรายละเอียดทางบรรณานุกรมและเนื้อหาของเอกสารเว็บ หรือเอกสารดิจิทัล เช่น ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง ปีพิมพ์ หัวเรื่อง
2. Structural Metadata คือ ใช้สำหรับการเชื่อมโยง object หรือบางส่วนของ object ที่ต่างกันเข้าด้วยกันเป็น Metadata ที่อธิบายลักษณะโครงสร้างหรือการจัดลำดับความสัมพันธ์ขององค์ประกอบต่างๆ ของเอกสาร
3. Administrative Metadata คือ ข้อมูลที่จำเป็นต่อการจัดการและการบำรุงรักษาข้อมูลดิจิทัลตลอดอายุการใช้งาน ประกอบด้วยข้อมูลหลัก 2 ส่วน คือ 1. ข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างเอกสาร เช่น การกำหนดค่าความละเอียด และ 2. ข้อมูลเกี่ยวกับการเข้าใช้เอกสาร เช่น การแจ้งให้ทราบถึงสิทธิการเข้าใช้

หลักการใช้งาน Metadata ตามมาตรฐาน Dublin Core

          Dublin Core เป็นมาตรฐานที่ใช้ในการจัดทำ Metadata ให้กับเอกสารเว็บ ชุดหน่วยข้อมูลย่อย (element set) ของมาตรฐาน Dublin Core แบ่งรายละเอียดในการบรรยายเอกสารเว็บออกเป็น 15 element ประกอบด้วย

1. DC.Title : ชื่อของทรัพยากรสารสนเทศ
2. DC.Creator : ผู้สร้างสรรค์ผลงานที่เป็น ชื่อบุคคล หน่วยงาน หรือบริการที่รับผิดชอบเนื้อหาของทรัพยากร
3. DC.Subject : คำ หรือ วลี ที่บอกถึงเนื้อหา
4. DC.Description : ข้อความที่ให้รายละเอียด หรือบรรยายเนื้อหา
5. DC.Publisher : ชื่อหน่วยงาน บุคคล หรือบริการที่จัดทำทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ ให้อยู่ในรูปดิจิทัล
6. DC.Contributor : ผู้ร่วมสร้างสรรค์ผลงานที่เป็น บุคคล หน่วยงาน หรือบริการ ที่ไม่ใช่ผู้รับผิดชอบหลักเกี่ยวกับเนื้อหา
7. DC. Date : ปีที่ผลิตหรือสร้างทรัพยากรสารสนเทศให้อยู่ในรูปปัจจุบัน
8. DC.Type : ประเภทของทรัพยากร และประเภทของเนื้อหาของทรัพยากรสารสนเทศ
9. DC.Format : รูปแบบการนำเสนอข้อมูลหรือลักษณะรูปร่างของทรัพยากรสารสนเทศที่นำมาลงในฐานข้อมูล
10. DC.Identifier : บ่งชี้เฉพาะเจาะจงทรัพยากร
11. DC.Source : แหล่งที่มาของทรัพยากร
12. DC.Language : ภาษาของทรัพยากร
13. DC.Relation : ความสัมพันธ์กับทรัพยากรอื่น
14. DC.Coverage : ขอบเขตของเนื้อหาตามภูมิศาสตร์ และช่วงเวลา
15. DC.Rights : เจ้าของลิขสิทธิ์ในทรัพยากรสารสนเทศ

หลักการการใช้งานระบบ TDC

          หลักการทำงานของระบบแบ่งออกเป็น 3 ส่วนด้วยกัน คือ ผู้ดูแลระบบ (Administrator), ผู้ใช้ระบบ (User) และผู้ใช้งานทั่วไป (User Document) ซึ่งเครื่องมือการใช้งานของระบบในแต่ละสิทธิ์จะมีไม่เท่ากัน ในส่วนของผู้ดูแลระบบ จะสามารถ Add User กำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานระบบของผู้ใช้ระบบ, ตั้งค่าต่างๆ ล่วงหน้าเพื่อความรวดเร็ว เนื่องจากเป็นค่าคงที่ เช่น ตั้งค่า มหาวิทยาลัย/สถาบัน, Publisher, ตั้งค่าอ้างอิงวิทยานิพนธ์ และกลุ่มข้อมูล, การสร้าง Template, การใช้ Crosswalk เป็นต้น  ส่วนของผู้ใช้ระบบ จะสามารถป้อนข้อมูล metadata และการอัพโหลดเอกสารดิจิตอลเข้าระบบ รวมถึงการดูสถิติและรายงานการใช้ระบบได้ และสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป สามารถการใช้งานระบบงานสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เพียงอย่างเดียว

การสร้าง Template เพื่อการบันทึกข้อมูล Metadata

          ในการสร้าง Template เพื่อใช้สำหรับการบันทึกข้อมูล Metadata นั้น ผู้ดูแลระบบจะเป็นผู้สร้าง Template ตามประเภทของเอกสาร โดยการเลือกใช้ element ของแต่ละประเภทของเอกสาร ซึ่งจะแตกต่างกันออกไป เช่น การสร้าง Template เอกสารประเภท Article, Research, Thesis เป็นต้น

การสร้าง Template

การใช้ Crosswalk ในระบบ digital collection (TDC)

          Crosswalk คือ การ convert ข้อมูลกันระหว่างระบบห้องสมุดอัตโนมัติและ Digital Collection ระหว่าง Marc 21 และ Metadata เพื่อลดเวลา และลดการทำงานฐานข้อมูลซ้ำซ้อนของแต่ละห้องสมุด โดยทางห้องสมุดต้องทำการสร้าง Crosswalk ไว้สำหรับการใช้งานเสียก่อน ซึ่งในการนำ Crosswalk ที่สร้างไว้แล้วมาใช้งานสามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้

การเพิ่ม Crosswalk

วิธีที่ 1

1. การ upload ข้อมูลจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติ โดยผ่านตาราง crosswalk

• ทำ review file ออกจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติ เป็น .out2.
• เลือกการนำเข้าข้อมูลแบบ IMPORT ISO2709/XML DC FILES

การ upload ข้อมูลจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติ โดยผ่านตาราง crosswalk

วิธีที่ 2

2. การ Remote ข้อมูลจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติโดยผ่าน 50

• ใช้ตาราง crosswalk เดียวกับ 50  remote
• ระบบห้องสมุดอัตโนมัติของแต่ละแห่งต้องมี 50 server
• เข้าหน้าจอ key new เลือก Template ที่จะจัดทำเอกสาร เลือกรูปแบบเป็น 50  เลือกรูปแบบของ crosswalk  เลือก z39.50 server และกำหนดคำค้นด้วยชื่อผู้แต่ง
• เมื่อกำหนดคำค้นเรียบร้อยระบบจะไปค้นมาจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติ  เพื่อให้เลือก ระเบียนตามต้องการและกดปุ่มเลือก และแก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลให้ครบถ้วน  เนื่องจากข้อมูลใน metadata บางส่วนไม่มีในรายการบรรณานุกรม

การ Remote ข้อมูลจากระบบห้องสมุดอัตโนมัติโดยผ่าน Z39.50

การบันทึกข้อมูล metadata  และ การ Upload Object ของเอกสารดิจิตอล

          ขั้นตอนการทำงาน มีดังนี้

1. แต่ละหน่วยงาน ป้อนข้อมูล Metadata ผ่าน Template ที่กำหนดให้ (Application) ระบบจัดเก็บในฐานข้อมูลของระบบ
2. หน่วยงาน Upload Object ที่สัมพันธ์กับ Metadata ที่ป้อนเข้าระบบ
3. ระบบ Copy Object ไปยัง Directory สำหรับเก็บ Object ของ แต่ละหน่วยงาน
4. ระบบ บันทึกข้อมูลที่เป็นตัวกำหนดความสัมพันธ์ ระหว่างระบบ กับ Object ที่ระบบ Copy ไปเก็บไว้ ที่ฐานข้อมูลกลางเพื่อเพิ่มช่องทางการสืบค้น

การป้อนข้อมูล Metadata ผ่าน Template

การ Upload Object

การใช้งานระบบงานสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (TDC Search)    

          ระบบงานสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่ประกอบด้วยชุดคำสั่งต่างๆ เพื่อใช้สำหรับสืบค้นวิทยานิพนธ์และเอกสารวิชาการฉบับเต็มในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Thai Digital Collection) เพื่อจัดเก็บและเผยแพร่งานวิจัย วิทยานิพนธ์ บทความวิชาการ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แก่ผู้ใช้ในการเข้าถึงข้อมูลสารสนเทศฉบับเต็มที่ต้องการผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สามารถเข้าใช้งานได้ 2 ช่องทาง คือ การสืบค้นออนไลน์ ผ่าน Web Browser และการสืบค้นผ่าน Mobile Application (ระบบปฏิบัติการแอนดรอยด์)

การสืบค้นข้อมูล มี 3 รูปแบบ ดังนี้

1. การสืบค้นอย่างง่าย (Basic Search) เป็นการสืบค้นที่สามารถสืบค้นเอกสารได้จากหน้าหลัก โดยการระบุคาค้นและสามารถสืบค้นได้ทันที
2. การสืบค้นตามลำดับตัวอักษร (Browse) เป็นการสืบค้น “คำหรือข้อความ” ที่ต้องการตามลำดับตัวอักษร สามารถสืบค้นคำหรือข้อความจาก หัวเรื่อง ผู้สร้างสรรค์ผลงาน ประเภท หรือระดับปริญญาได้
3. การสืบค้นขั้นสูง (Advance Search) เป็นการสืบค้นที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งสามารถเลือกสืบค้นคำหลายคำจากหลายเขตข้อมูลได้ โดยสามารถสืบค้นได้ตาม ชื่อเรื่อง ผู้สร้างผลงาน หัวเรื่อง บทคัดย่อ ผู้ร่วมสร้างสรรค์ผลงาน ระดับการศึกษา สาขาวิชา และมหาวิทยาลัย/สถาบัน

หน้าจอการสืบค้นอย่างง่าย

หน้าจอการสืบค้นตามลำดับตัวอักษร

หน้าจอการสืบค้นขั้นสูง

ประโยชน์ที่ได้รับ

          ได้รับความรู้ความเข้าใจเพิ่มเติมในการทบทวนความรู้เรื่องการลงรายข้อมูลตามแบบมาตรฐานสำหรับจัดเก็บเอกสารฉบับเต็มในรูปอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ Thai Digital Collection และสามารถนำความรู้ที่ได้รับมาปรับปรุงการลงรายการข้อมูลให้มีความถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างเป็นมาตรฐานเดียวกัน