การสื่อสารข้ามสายงาน

โครงการอบรมทางไกลผ่านระบบดาวเทียม

เรื่อง  การสื่อสารข้ามสายงาน

วันพฤหัสบดีที่ 15 ตุลาคม 2552  (เวลา 13.-30 – 16.30 น.)  

สถานที่        ห้องมินิเธียเตอร์ ชั้น 1 อาคารวิทยบริการ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

วิทยากร       อาจารย์อำนาจ  วัดจินดา  ที่ปรึกษาและวิทยากรด้านการบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์

จำนวนผู้เข้ารับการอบรม

                21  คน

สรุปเนื้อหาการบรรยาย  

                 การสื่อสารคือ การส่งสาร เช่น ความรู้ ความคิด ความรู้สึก ข้อมูล จากผู้ส่งสารไปสู่ผู้รับสารโดยใช้ภาษาพูด และ/หรือภาษาท่าทางหรือวิธีอื่น ๆ

                 มนุษยสัมพันธ์ (Human Relations)  คือ การรวมคนให้ทำงานร่วมกันในลักษณะที่มุ่งให้เกิดความร่วมมือ ประสานงานความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ เพื่อให้บังเกิดผลตามเป้าหมาย มนุษย์สัมพันธ์เป็นเรื่องราวที่ว่าด้วยพฤติกรรมของคนที่มาเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกับองค์การ หรือหน่วยงานเพื่อให้การทำงานร่วมกันดำเนินไปด้วยความราบรื่น บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

การเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

1. ให้ความใจเพื่อนร่วมงาน คือ บุคคลส่วนใหญ่ชอบให้ผู้อื่นสนใจ ดังนั้นจึงควรให้ความสนใจเพื่อร่วมงานโดยการทักทายปราศรัย ถามในสิ่งดีๆ ของเพื่อนร่วมงาน เช่นผลงานที่ได้รับความสำเร็จ ครอบครัวที่อบอุ่นลูกๆ ที่เจริญก้าวหน้า ฯลฯ ซึ่งจะช่วยให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกพอใจและเป็นสุข
2. ยิ้มแย้ม คือ การยิ้มของบุคคลให้แก่อีกฝ่ายหนึ่ง มักแสดงให้เห็นถึงความนิยมชมชอบ ชอบพอ               รักใคร จึงเห็นได้ว่าการยิ้มเป็นหัวใจของการสร้างสัมพันธภาพโดยไม่จำกัดสถานะ เชื้อชาติ เพศ หรือวัย แต่ขณะเดียวกันก็ควรใช้การยิ้มให้เหมาะสมกับกาลเทศะด้วย ถ้ายิ้มผิดเวลาผิดที่ก็อาจทำลายความสัมพันธ์กันได้
3. แสดงการจำได้   เช่น จำชื่อ เหตุการณ์ หรือเรื่องราวที่ดีๆ ที่เคยเกี่ยวข้องกันจำความสำเร็จที่เพื่อนได้รับ จำวันเกิด วันสมรสของเพื่อนได้ ฯลฯ ซึ่งเมื่อมีโอกาสก็ทักทายหรือคุยเรื่องเก่าที่เก็บไว้ในความทรงจำ
4. เป็นคู่สนทนาที่ดี  การแสดงตนเป็นคู่สนทนาที่ดีของเพื่อนร่วมงานนั้น อาจโดยทำตัวเป็นผู้ฟังที่ดี ปล่อยให้อีกฝ่ายได้พูดคุยตามความต้องการของเขา ทั้งนี้โดยต้องฟังอย่างตั้งใจเพื่อให้จับใจความได้และตอบสนองต่อคำพูดของคู่สนทนา ไม่ขัดจังหวะไม่ขัดคอ ซึ่งน่าจะช่วยให้ผู้พูดมีความสุข แต่ควระวัง งดการพูดเสริมเมื่อมีการนินทาบุคคลที่สาม เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นต่อไป
5. แสดงความมีน้ำใจ ซึ่งการมีน้ำใจต่อผู้อื่นอาจแสดงอกกได้หลายแนวทาง เช่น การเป็นผู้ให้ความรัก ให้ความห่วงใย แบ่งปันช่วยเหลือ ให้อภัย ให้กำลังใจ คุณลักษณะต่างๆ เหล่านี้เป็นเอกลักษณ์ของคนไทยซึ่งควรรักษาไว้และแสดงต่อเพื่อนร่วมงานด้วยด้วยกัน ซึ่งจะช่วยให้สัมพันธภาพเป็นไปด้วยดี
6. แสดงความมีน้ำใจ ซึ่งการมีน้ำใจต่อผู้อื่น เนื่องจากเพื่อนร่วมงานแต่ละคนในหน่วยงานมักมีวันพิเศษหรือเหตุการณ์สำคัญของชีวิตด้วยกันทั้งนั้น เช่น อาจจะเป็นวันรับรางวัลพิเศษการได้เหรียญเชิดชูเกียรติ 
7. รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น  คือไม่ผูกขาดอยู่กับความคิดของตนเองข้างเดียว ผู้ที่ผูกขาดความคิดเห็นของตนมักเป็นคนที่ชอบเอาชนะเมื่อแสดงความคิแห็น ถือเอาความเห็นของตนว่าสำคัญกว่าความเห็นของผู้อื่น มักโต้แย้งความเห็นของผู้อื่น ฯลฯ การแสดงวิธีนี้ต่อผู้อื่นมักทำให้ขาดเพื่อน ไม่มีใครอยากคบหาสมาคม หัวหน้างานก็มักไม่อยากมอบหมายงานให้ทำงานสำคัญ เพราะมีลักษณะ “เข้าที่ไหนวงแตกที่นั่นฯ จึงควรทำในสิ่งที่ตรงกันข้าม คือ พยายามรับฟังและยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
8. แสดงการยอมรับนับถือผู้อื่นตามสถานภาพ  ทั้งนี้เนื่องจากเพื่อนร่วมงานของเรานั้น บางคนมีอาวุโสด้านอายุ อาจสูงส่งด้วยชาติตระกูล อาจมีความรู้สูง อาจมีทักษะประสบการณ์เหนือผู้อื่นหรืออาจมีตำแหน่งงานเหนือใครอยู่บ้าง ผู้มีจิตใจสูง มีวุฒิภาวะของความเป็นผู้ใหญ่ ควรให้เกียรติและเคารพในศักดิ์ศรีของเพื่อนร่วมงานตามสถานภาพนั้น ๆ หรืออย่างน้อยก็ยอมรับในศักดิ์ศรีของความเป็นเพื่อนมนุษย์และเพื่อนร่วมงาน

การสื่อสารในองค์การ

1. การสื่อสารจากบนลงล่าง (Downward Communication) คือ การสื่อสารจากบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งสูงกว่าไปยังบุคคลที่มีตำแหน่งต่ำกว่า หรือการสื่อสื่อสารจากผู้บริหารไปยังผู้ปฏิบัติเช่น ผู้บังคับบัญชาสั่งงานไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา
2. การสื่อสารจากล่างขึ้นบน (Upward Communication)  คือการส่งข้อมูลจากบุคคล จากบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งต่ำกว่าไปยังบุคคลที่อยู่ในตำแหน่งสูงกว่า หรือการส่งข้อมูลจากผู้ปฏิบัติไปยังผู้บริหารร เช่น กล่องแสดงความคิดเห็น การสำรวจ ความคิดเห็นของพนักงาน เป็นต้น
3. การสื่อสารในแนวนอน (Horizontal Communication) คือการสื่อสารที่เกิดขึ้นระหว่างบุคคลที่ดำรงตำแหน่งอยู่ในระดับเดียวกันในองค์การ และสำหรับบุคคลที่อยู่ในหน่วยงานเดียวกันมีผู้บังคับบัญชาคนเดียวกัน
4. การสื่อสารข้ามสายงาน (Cross Functional Communication )  คือ การสื่อสารระหว่างบุคคลที่อยู่คนละหน่วยงานกันหรือระหว่างหน่วยงานซึ่งเป็นการติดต่อข้ามแผนกของหน่วยงาน บุคคลที่ติดต่อกันอาจอยู่ในตำแหน่งเท่ากันหรือระดับตำแหน่งต่างกันก็ได้ เช่น บุคคลที่อยู่ฝ่ายผลิตติดต่อกับบุคคลที่อยู่ในฝ่ายตลาด

             การสื่อสารทีดี จะต้องมีความถูกต้อง กระชับ ตรงประเด็น ชัดเจน สื่อโดยตรง ง่ายๆใช้ภาษาที่ง่ายต่อการเข้าใจ ทบทวน เน้นการสื่อสารสองทาง

             พฤติกรรมประสานงานที่ดี 7 ย  ยิ้มแย้ม ยกย่อง เยี่ยมเยียน ยินยอม หยิบยื่น เยือกเย็น ยืดหยุ่น

สื่อสารกับนาย  –  แก้ปัญหาให้นาย  – ยกย่องสิ่งที่นายช่วยเหลือ  – กระตุ้นให้นายพูด ทำอย่างตั้งใจ  – ป้อนกลับอย่างสร้างสรรค์  –  เสนอวิธีใหม่ให้นาย  – จงรักภักดี  – ต่อรองบางครั้งถ้าไม่ถูกต้อง

สื่อสารกับเพื่อน   –  ช่วยเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสำเร็จ  – เข้าใจปัญหา และเปลี่ยนข้อมูล  – เป้าหมายเดียวกันทำด้วยกัน  – สร้างกลุ่มแก้ปัญหา  – ดึงเพื่อน

สื่อสารกับลูกน้อง   – เพิ่มความเข้าใจ  – ชมเมื่อทำดี   – แจ้งความดีลูกน้องให้นายทราบ  – ช่วยแก้ปัญหา  – ให้ข้อมูลใหม่ – ฝึก  – ไม่รู้บอกว่าไม่รู้  – ประเมินสม่ำเสมอ – พึ่งพากัน  – บทบาทชัดเจน – สื่อสารเพื่อสร้างเครือข่าย  – แลกเปลี่ยนข้อมูล – แนะนำ ทำต่อ อ้างอิง  – ความเห็น เสนอแนะ  – ให้กำลังใจ

                การประสานงาน (Coordination) คือ การสร้างเครือข่ายสัมพันธ์ให้เกิดความร่วมมือที่ดี ระหว่างบุคลากรในองค์การและหมายรวมถึงกับบุคคลต่างองค์การด้วย มุ่งหมายให้องค์การมีพลัง สามารถขับเคลื่อนให้การปฏิบัติภารกิจที่ได้รับมอบหมายเป็นไปด้วยความราบรื่นมีประสิทธิภาพ

คุณประโยชน์ของการประสานงาน

1. ช่วยให้การทำงานบรรลุเป้าหมายได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว
2. ประหยัดทรัพยากรในสการบริหารทุกประเภทโดยเฉพาะเวลาในการทำงาน
3. ช่วยลดข้อข้ดแย้งในการทำงาน การทำงานซ้ำซ้อน ทำให้เกิดแนวความคิดใหม่ๆ
4. สร้างความสามัคคีและความเข้าใจในหมู่คณะ เสริมสร้างขวัญของผู้ปฏิบัติงาน

การเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล

1. เรียนรู้ขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่เกี่ยวเนื่องกัน
2. รับทราบปัญหา อุปสรรค ของหน่วยงานที่ต้องประสานงาน
3. สร้างความคุ้นเคยกันระหว่างหน่วยงาน
4. เมื่อเกิดเหตุการณ์เข้าใจผิด หรือมีข้อผิดพลาด ให้รีบค้นหาสาเหตุและร่วมช่วยกันแก้ไข
5. มีการวางระบบการติดตามผลการปฏิบัติงานระหว่างกัน เพื่อสร้างความรับรู้ร่วมกัน

เทคนิคการประสานงานระหว่างบุคคล

1. รู้เขารู้เรา พยายามผูกมิตรในโอกาสแรก และให้การช่วยเหลือเมื่อมีเหตุฉุกเฉิน
2. รู้จักขอความร่วมมือและรู้จักให้ความร่วมมือ
3. งดเว้นการนินทาว่าร้ายผู้อื่น โดยให้แทนที่ด้วยการสรรเสริญและให้คำชมเมื่อได้พบหรือรับทราบการทำความดี
4. มีการนิเทศงานที่ดี เคารพในอำนาจ หน้าที่ของกันและกัน งดเว้นการปัดความรับผิดชอบ หรือโยนความผิดให้ผู้อื่น
5. เข้าใจข้อจำกัด ปญหาของกันและกัน เมื่อมีปัญหาให้บอกกล่าว และแนะนำกัน
6. ยินดีรับฟังคำติชม รับฟังคำแนะนความเห็นของคนอื่นแม้ไม่ได้เห็นด้วยก็ควรฟัง     

 ผลที่ได้รับ 

1. ผู้เข้ารับการอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้รับมาเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
2. นำเทคนิคมาใช้ในการประสานงานระหว่างบุคคล
3. สามารถสื่อสารกับเจ้านาย กับลูกน้องและกับเพื่อนร่วมงานได้ดียิ่งขึ้น