การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

โครงการอบรมทางไกลผ่านระบบดาวเทียม

เรื่อง  การจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

วันพฤหัสบดีที่ 29 ตุลาคม 2552  (เวลา 13.30 – 16.-30 น.)  

สถานที่        ห้องมินิเธียเตอร์ ชั้น 1 อาคารวิทยบริการ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

วิทยากร       อ. ประภาภรณ์  พนัสพรประสิทธิ์ ผู้จัดการส่วนบริหารงานทั่วไป บริษัท อุตสาหกรรมเครื่องแก้วไทย จำกัด

จำนวนผู้เข้ารับการอบรม

                26  คน

สรุปเนื้อหาการบรรยาย  

การบริหางานเอกสาร ควรยึดหลัก ดังนี้

• รู้กิจการขององค์การ
• รู้ขอบเขตสายงานของโครงสร้างองค์กร (Organization)
• รู้บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละสายงาน
• รู้บทบาทหน้าที่ของตนเองและสายงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับในองค์กร
• รู้บทบาทหน้าที่ของตนเองและสายงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับนอกองค์กร

การสะสาง เพื่อให้สำนักงานเป็นระเบียบ เอกสารเป็นเรื่อง สะดวกในการติดตามขณะทำงาน อ้างอิงเมื่อทำงานเสร็จ ความสำคัญของการเริ่มบริหารเอกสาร เป็นเครื่องมือในการบริหาร สำนักงาน

จุดพัฒนาบุคคลในการปฏิบัติงานในระบบ

• ต้องมีความรับผิดชอบสูง มีจรรยาบรรณในการทำงาน
• ต้องมีความเข้าใจในการปฏิบัติงาน ตามที่ระบบตั้งไว้ มีความรวดเร็ว มีความร่วมมือ ประสานงานกัน
• ต้องมีความเข้าใจในลักษณะเอกสารอย่างถ่องแท้ การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ เพื่อค้นหาหยิบใช้ได้ง่าย ในกรณีที่ต้องมีการยืม  ผลดี ทำให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายและไม่เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนในองค์กร

การพัฒนาระบบทางเดินเอกสารในการปฏิบัติ (Work Flow)

• ด้านบุคคล ผู้ปฏิบัติงานด้านเอกสาร จะต้องมีจรรยาบรรณ (ความรับผิดชอบ) ใช้ระบบ (ไม่ใช้ความจำ) จัดระเบียบการทำงาน (วางแผนงานและบริหารเวลา) พัฒนาการสื่อสาร Team Work
• ด้านองค์กร จัดโครงสร้างองค์กรที่ชั้ดเจน (Organizztion + J.D.) ระบบหลัก  เช่น 5 ส / ISO อุปกรณ์การทำงานที่ทันสมัย  Layout สำนักงาน

การใช้มาตรฐานการจัดเก็บระบบ เรื่อง โดย HARD FILE (เอกสารเป็นเรื่องหลัก) SOFT FILE (เอกสารเรื่องปฏิบัติการ)  คือ 

1. สามารถรู้เรื่อง ของเอกสารตนเองในบทบาทหน้าที่อย่างชัดเจนในขณะปฏิบัติงาน
2. สามารถตั้งชื่อ File หรือแฟ้ม และเรื่องย่อย รวมทั้งกลุ่มเรื่องได้อย่างสอดคล้องกับเรื่องที่นำไปเก็บไว้
3. สามารถแยกสถานที่เก็บ / ใช้อุปกรณ์ / กำหนดการทำลายได้ชัดเจนขึ้น
4. เมื่อนึกถึงเรื่องก็สามารถอ้างอิงได้ ซึ่งจะพบและพบอย่างรวดเร็ว (เพราะเป็นระเบียบ)

ความสำคัญของการจัดเก็บเอกสาร

1. ใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินงาน
2. ใช้อ้างอิง
3. ใช้ทบทวนความจำ
4. ใช้วางแผน แก้ปัญหาและตัดสินใจ
5. ใช้พิจารณาความดี ความชอบ
6. ใช้พิจารณาในการปรับปรุงงาน

เป้าหมายของการจัดเก็บเอกสาร

1. เก็บได้ครบถ้วน ไม่สูญหาย และเป็นระเบียบ
2. ค้นหาได้ถูกต้อง รวดเร็ว และประหยัดแรงงาน
3. รักษาสภาพของเอกสารและความลับของหน่วยงาน
4. ให้มีมาตรฐานเดียวกันและประหยัดค่าใช้จ่าย
5. เพื่อรวบรวมเอกสารที่มีความสัมพันธ์กันไว้เป็นแหล่งเดียวกัน
6. เพื่อให้มีแหล่งเอกสารที่ปลอดภัย และถาวร

ลักษณะเอกสารที่จะไม่นำเข้าไปจัดเก็บ (Filing)

1. ไม่รู้จะทำอย่างไร
2. ยังปฏิบัติงานอยู่
3. พักเก็บไว้ก่อน เพราะมีเอกสารมากเต็มโต๊ะ
4. ไม่เกี่ยวข้องกับงาน และเรื่องนั้นๆ ของตน / ในแฟ้ม
5.  เอกสารรอการทำลาย

 เทคนิคที่ใช้ในการเก็บเอกสาร

1. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับเอกสาร
2. มีการให้ Code บนหัวกระดาษที่เก็บก่อนเสมอ เพื่อป้องกันการลืมชื่อ file และเพื่อป้องกันไม่ให้ใส่ผิดเมื่อมีการนำออกมาใช้
3. ดูเรื่องในรายละเอียดอีกครั้งก่อนเสมอ ก่อนที่จะเก็บเพื่อป้องกันการใส่ผิดแฟ้ม
4. พลิกดูฉบับเก่าล่าสุดทุกครั้งเสมอ ก่อนที่จะนำฉบับใหม่เก็บลงแฟ้ม เพื่อเป็นการช่วยเตือนความจำในเรื่องที่ได้เก็บไปแล้ว
5. ถ้าเป็นเอกสารทีเป็นเรื่องสำคัญๆ หรือหลัก ๆ ของเรื่องในแฟ้ม โดยเฉพาะที่จำเป็นต้องถูกอ้างอิงอยู่เป็นประจำในสักระยะหนึ่ง ควรแยกเก็บไว้หน้าสุด เพื่อสะดวกและรวดเร็วในการค้นคว้า
6. มีการบำรุงรักษาเอกสารที่จะเก็บให้อยู่ในสภาพที่ดีอยู่เสมอ
7. ควรจะมีการทบทวนระบบการเก็บ และเอกสารอย่งสม่ำเสมอ คือ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

ผลที่ได้รับ  

1. ทำให้ผู้เข้ารับการอบรม สามารถนำความรู้ที่ได้รับไปใช้ในการจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบ เพื่อค้นหาหยิบใช้ได้ง่าย
2. ผู้เข้ารับการอบรมทราบเทคนิคในการจัดเก็บเอกสาร และสามารถนำไปใช้กับงานที่ปฏิบัติอยู่ได้
3. ทำให้มีความเข้าใจในลักษณะของเอกสาร ได้อย่างถ่องแท้