การเขียนหนังสือราชการ หนังสือโต้ตอบ และรายงานการประชุม

นางสาววิริยา สมบูรณ์ผล
ตำแหน่ง บรรณารักษ์

เนื้อหาโดยสรุป

การเขียนเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อความหมาย ซึ่งเป็นการแสดงความรู้ ความคิด ความรู้สึก หรือข้อมูล เพื่อถ่ายทอดไปยังผู้อ่าน การเขียนจึงเป็นสื่อความเข้าใจที่ถูกต้องตรงกันเป็นลายลักษณ์อักษร เป็นสื่อของความต้องการ และเป็นตัวแทนของการติดต่อ จึงต้องเขียนโดยคำนึงถึงการเขียน เพื่อให้เข้าใจความหมาย บรรลุวัตถุประสงค์ และเขียนในเชิงบวก เมื่อเขียนหนังสือเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ต้องรู้กลุ่มเป้าหมาย ต้องวางแผนในการเขียน แล้วจึงลงมือเขียน เมื่อเสร็จจึงควรสอบทาน ย้อนกลับไปอ่านทวนอีกครั้งหนึ่งจนมั่นใจ เพื่อส่งถึงผู้บังคับชา ผู้บังคับบัญชาสามารถแก้งานได้ 2 เงื่อนไข คือ ต้องแก้งานอย่างมีมาตรฐาน และต้องเคารพในต้นร่างของผู้เขียน

การเขียนบันทึกรายงาน หรือหนังสือภายใน จะไม่มีในส่วนของการอ้างอิง กรณีที่มีอ้างอิงให้เขียนรวมในส่วนของเนื้อหาและต้องลงท้ายด้วยคำว่า นั้น เสมอ เพราะคำว่า นั้น เป็นการจบของการอ้างอิง ส่วนสรุปสามารถเขียนลงความเห็นของผู้เขียนได้ เพราะความเห็นถือเป็นส่วนหนึ่งของบทสรุป

การทำบันทึกการสรุปเสนอที่ประชุม กรณีไม่เข้าใจในเรื่องๆ นั้น ควรอ่านอย่างน้อย 3 รอบ คือ อ่านเพื่อให้รู้ อ่านเพื่อจับประเด็น และอ่านเพื่อสรุป หากยังไม่เข้าใจควรสอบถามผู้เขียนต้นเรื่อง

การเขียนรายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน การที่จะเขียนรายงานการประชุมที่ดี จะต้องเป็นผู้ที่จับประเด็นเก่ง สามารถจับสารสำคัญของเรื่องที่พูดให้ได้ เป็นผู้ฟังที่ดี ที่มีสมาธิตลอดเวลา และเป็นผู้ที่เขียนสั้นกระชับ สรุปความได้อย่างถูกต้อง รายงานการประชุมที่ดี คือรับรองโดยไม่ต้องแก้ไข

ดังนั้น การเขียนหนังสือราชการได้ดี และประสบความสำเร็จในการเขียนนั้น ต้องรู้หลัก 5 C และต้องรู้เงื่อนไข หรือทฤษฎี 3 H คือ หลัก 5 C
1. Correct ถูกต้อง
2. Clear ชัดเจน
3. Confirm รัดกุม
4. Concise กะทัดรัด
5. Convince โน้มน้าว

ทฤษฎี 3 H
1. Head อ่านให้มาก คิดตาม วางแผน
2. Head ลงมือเขียน ตั้งใจเขียน
3. Heart รักการเขียน มีหัวใจให้แก่งานเขียน

ประโยชน์ที่ได้รับ
ทำให้ทราบว่า การเขียนหนังสือราชการ เป็นได้ทั้งศาสตร์และศิลป์ สามารถเรียนรู้ได้โดยจากการอ่านส่วนหนึ่ง และการเขียนส่วนหนึ่ง เพราะการอ่านบ่อยๆ ซ้ำๆ ทำให้เกิดการเขียนที่ดี และเกิดการชำนาญ ดังที่ว่า เพิ่มตนด้วยตนเอง คือ อ่านให้มาก เขียนให้มาก เพื่อให้เกิดการพัฒนา