แนวคิดการจัดกระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
เรื่อง แนวคิดการจัดกระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
วันที่อบรม วันพฤหัสบดีที่ 21 เมษายน 2554 (เวลา 09.00 – 12.00 น.)
วิทยากร ดร.สุทธิ ภาษีผล ปรึกษาอิสระ และอาจารย์พิเศษในสถาบันการศึกษาต่าง ๆ
สรุปเนื้อหาการบรรยาย
กระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ คือ กระบวนการที่สร้างผลิตภัณฑ์และบริการที่มีมาตรฐาน (Standard) เป็นที่ยอมรับ (Acceptable) เป็นไปตามข้อกำหนดของลูกค้า (Meet customer requirement) สามารถตอบสนองและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าเป็นการเชื่อมโยงกิจกรรม (Interlocked Activities) หรือขั้นตอนหลาย ๆ ขั้นตอนเข้าด้วยกัน เพื่อเพิ่มผลิตภาพ(Productivity) หรือ Output โดยให้ใช้ทรัพยากรคุ้มค่าที่สุด มีของเสีย (Defects) เกิดขึ้นน้อยที่สุดหรือไม่มีเลย
แนวคิดเพื่อให้องค์กรสามารถอยู่รอดได้ในธุรกิจ ประกอบด้วย
- ความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction)
- ความสามารถในการแข่งขัน (Competitive Advantage)
- การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continual Improvement)
ระบบเอกสารในการทำงาน (Documentation System)
- Policy & Objectives
- คู่มือคุณภาพ (Q. Manual)
- หลักปฏิบัติ (Procedures)
- วิธีปฏิบัติงาน (Work Instructions)
- แบบฟอร์ม บันทึก (Forms / Records)
กลไกสำคัญที่ช่วยค้นหาจุดบกพร่องเพื่อปรับปรุงระบบการทำงาน
การตรวจประเมินภายใน (Internal Audit)
เป็นการตรวจประเมินผลการทำงานขององค์กรโดยบุคลากรภายในองค์กร เพื่อพิจารณาว่า การทำงานสอดคล้องตามที่ระบบวางไว้หรือไม่ การตรวจประเมิน ที่ต้องไม่ตรวจประเมินงานของตนเองเพื่อให้เกิดความเป็นธรรม (Objectivity) และไม่ลำเอียง(Impartiality) มักดำเนินการทำ Internal Audit ทุก 6เดือน ข้อดี – ข้อเสียของการทำ Internal Audit
การควบคุมผลิตภัณฑ์ที่บกพร่อง (Non-Conformance)
เป็นการชี้บ่งและควบคุมผลิตภัณฑ์ที่บกพร่อง (Defects) เพื่อมิให้ปะปนกับของดีที่กำลังดำเนินการอยู่ รวมทั้งระบุผู้รับผิดชอบในการแก้ไขด้วย อาจใช้วิธีดำเนินการดังนี้ ระบุ และคัดแยกข้อบกพร่อง ป้องกันไม่ให้นำไปใช้งานหรือดำเนินการต่อ กำจัดข้อบกพร่องของผลิตภัณฑ์ที่ตรวจพบ บางครั้งอนุญาตให้มีการยอมรับ นำไปใช้ภายใต้เงื่อนไขโดยผู้มีอำนาจหรือลูกค้า มีบันทึกรายละเอียดข้อบกพร่อง การดำเนินการที่สืบเนื่อง รวมถึงการยินยอมให้ใช้ภายใต้เงื่อนไข ต้องตรวจสอบซ้ำหลังการแก้ไขข้อบกพร่อง
การปฏิบัติการแก้ไข (Corrective Action Request)
การปฏิบัติการป้องกัน (Preventive Action Request)
ปัญหาที่มักพบเสมอ ๆ
- ขาดการวางแผนงานที่ดี – ไม่สามารถควบคุมแผนงานและค่าใช้จ่ายได้
- บุคลากรขาดแรงจูงใจในการทำงาน – ประสิทธิภาพ/ ผลิตภาพในการทำงานต่ำ
- บุคลากรขาดทักษะ/ ความชำนาญ – เกิดการแก้งาน ล่าช้า และค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
- การทำงานที่ขาดการวางแผน ทำโดยบุคลากรที่ขาดแรงจูงใจ และขาดทักษะความชำนาญ
- ผู้บริหารไม่ทราบ (ไม่รับทราบ) ทำให้ไม่เกิดการแก้ไขปรับปรุง
การปรับปรุง
- สร้างทัศนคติและจิตสำนึกของบุคลากรทุกระดับในองค์กร
- สร้างบรรยากาศให้เกิดความร่วมมือ และมีเป้าหมายที่ชัดเจนร่วมกัน
- กำหนดปัญหาและแผนการปรับปรุง พัฒนา และติดตามเป็นระยะ
- ต้องมีนโยบายชัดเจนในการลงทุนด้านเวลา ทรัพยากรและงบประมาณ
ประเภทของงานในการวิเคราะห์ผลิตภาพ (Work Categories for Productivity Analysis)
1. Non-Productive / Idle / Ineffective : กิจกรรมที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์กับผลงานแต่อย่างใด ถือเป็นเวลาสูญเปล่า
2. Supportive / Contributory : กิจกรรมที่ช่วยสนับสนุนให้งานสำเร็จขึ้นได้ แต่ตัวกิจกรรมเองนั้นไม่ได้สร้างงาน
3. Productive / Effective: กิจกรรมที่ก่อให้เกิดผลงานขึ้น สร้างความก้าวหน้าในเนื้องานให้เกิดขึ้น
การเลือกกิจกรรม (Selected Activity)
- กิจกรรมหลัก / พื้นฐาน
- กิจกรรมที่มีมูลค่าสูง (ด้านแรงงาน)
- กิจกรรมที่อยู่ใน Critical Path
- กิจกรรมเฉพาะที่ต้องการจะวัดผล / ควบคุม
การจัดการกับความสูญเสียสำคัญ 7 ประการ
1. ผลิตมากเกินไป (Over Production)
- ผลิตมากเกินความต้องการ ผลิตก่อนความต้องการ (Producing too much, too soon)
- ผู้กำหนดความต้องการหรือแผนการผลิตคือลูกค้า
- ผลิตมากเกินไปเป็นต้นทุน (Cost)
2. มีกระบวนการมากเกินไป (Over Processing)
- ทำงานเกินความต้องการของลูกค้า
- เกิดจากการออกแบบกระบวนการหรือเครื่องจักรในการผลิต
- กระบวนการที่มากเกินไปก่อให้เกิดต้นทุน (Cost) และความเมื่อยล้า
3. การขนย้าย (Conveyance)
- จากที่เก็บที่หนึ่งไปเก็บอีกที่หนึ่ง (Storage to Storage)
- ซ้ำซ้อน วกวน มากเกินความจำเป็น
- การขนย้ายมาก ทำให้สายการผลิตดูวุ่นวาย
- การมีแรงงาน เครื่องไม้ เครื่องมือขนย้ายมากเกินความจำเป็น เป็นต้นทุน (Cost)
4. สินค้าคงคลัง (Inventory)
- มีมากเกินความต้องการ
- วัตถุดิบ (Raw Materials)
- สินค้าในกระบวนการผลิต (Work In Process, WIP)
- สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods Inventory, FGI)
- เป็นต้นทุน (Cost)
- หนึ่งในหลักบริหารการผลิต Zero Inventory
5. การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Motion)
- การเอื้อม การเคลื่อนไหวของร่างกายเกินความจำเป็นในการทำงานนั้น ๆ
- การกำจัดการเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็นออกไปโดยการออกแบบวิธีทำงานใหม่หรือแก้ไขผังการไหล
- ปฏิบัติงาน (Work Flow) จะทำให้พนักงานลดความอ่อนเพลีย เมื่อยล้า ส่งผลให้ขวัญกำลังใจและผลิตภาพดีขึ้น
- Caused by poor work sequence or layout. Motion is Non Value Added
6. การรอคอย (Waiting)
- รออะไหล่มาซ่อมเครื่องจักร
- รอเครื่องซ่อมเสร็จ
- รองานมาถึงสถานีทำงาน
- รอคำสั่งในการทำงาน
- การรอคอยทำให้ใช้ประโยชน์จากแรงงานและ
- เครื่องจักรได้ไม่เต็มที่ (Man & Machine Utilization)
- หนึ่งในหลักบริหารการผลิต Zero Delay
7. การเกิดของเสีย (Defect )
- Rework or Repair is Non-Value Added to the customer.
- ของเสียทำให้เสียแรงเปล่า ทำงานมากขึ้น เพื่อผลิตชดเชย เป็นต้นทุน ลูกค้าไม่ไว้ใจในคุณภาพซึ่งส่งผลต่อธุรกิจ
กลไกการควบคุมตนเอง
- เพื่อสร้างคุณภาพในการผลิต ต้องทำงานโดยคิดถึงกระบวนการถัดไปของลูกค้า กล่าวคือไม่รับของเสียมาผลิต ไม่ผลิตของเสีย ไม่ส่งของเสียไป
บทสรุป
กระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ต้องมีองค์ประกอบสำคัญ อย่างน้อย 3 ประการ คือ ได้ผลงานตามความต้องการของลูกค้า ปริมาณของเสียน้อยที่สุด และใช้ทรัพยากรคุ้มค่าที่สุด
การวัดผลิตภาพอย่างถูกต้องและสม่ำเสมอเป็นระยะ ๆ จะช่วยให้ทราบประสิทธิภาพการทำงานได้ปัจจัยอื่นที่มีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน ได้แก่ ปริมาณการทำงานล่วงเวลา ปริมาณบุคลากรที่มากเกินไป เป็นต้น หากสามารถลดความสูญเสีย 7 ประการได้ ก็จะช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขี้น
ประโยชน์ที่ได้จากการอบรม
- ทำให้ทราบหลักการในการกำหนดกระบวนการทำงานขององค์กร
- ทำให้สามารถหาจุดบกพร่อง เพื่อปรับปรุงระบบการทำงาน
- นำมาใช้เป็นแนวทางในการจัดกระบวนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- สามารถใช้เวลาในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
