การออกแบบ KPIs อย่างไรให้ได้ผล

โครงการอบรมทางไกลผ่านระบบดาวเทียม

เรื่อง การออกแบบ KPIs อย่างไรให้ได้ผล

 วันพฤหัสบดีที่ 23 กรกฎาคม 2552  (เวลา 09.00 – 12.00 น.)  

สถานที่        ห้องมินิเธียเตอร์ชั้น 1 และห้องประชุมชั้น 4  อาคารวิทยบริการ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

จำนวนผู้เข้ารับการอบรม  68  คน   

สรุปเนื้อหาการบรรยาย  

                   วัตถุประสงค์ในการออกแบบ KPI ให้ได้ผล จะต้องเข้าใจแนวคิดหลักการ และภาพรวมกระบวนการบริหารผลงาน สามารถจัดทำตัวชี้วัดผลงาน ผละถ่ายทอดจากองค์กร สู่หน่วยงาน และบุคลากร สามารถวางแผนผลงาน และถ่ายทอดจากองค์กร สู่หน่วยงาน และบุคลากร สามารถวางแผนผลงาน ทราบแนวทางการจัดการ และประเมินผลงาน

                   ความหมายของการบริหารผลงาน กระบวนการบริหารเชิงยุทธศาสตร์ ให้องค์การและบุคลากรบรรลุเป้าหมาย โดยปรับปรุงผลงานองค์การและบุคลากร และพัฒนาความสามารถ ทุกระดับ

                   หลักการบริหาร  การมีส่วนร่วมทั่วทั้งองค์การ  ปรับปรุงต่อเนื่องสม่ำเสมอ  ถือเป็นความสำเร็จร่วมกัน ภาพรวมกระบวนการบริหารผลงาน

                   วิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยม และแผนยุทธศาสตร์องค์การ –  เป้าหมายยุทธศาสตร์และตัวชี้วัดผลงานองค์การ – ถ่ายทอดเป้าหมายยุทธศาสตร์สู่หน่วยงานและบุคคล

กระบวนการบริหารงาน
1. กำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยมและแผนยุทธศาสตร์ขององค์การ
2. กำหนดเป้าหมาย ยุทธศาสตร์และตัวชี้วัดผลงาน
3.ถ่ายทอดเป้าหมายยุทธศาสตร์สู่หน่วยงานและบุคลากร
4. เชื่อมโยงเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงานทุกระดับให้สอดคล้องกับองค์การ
5. สร้างระบบการสื่อสารและรายงานผลการปฏิบัติงาน
6.บริหารผลงานขององค์การตามแผน
7.ประเมินผลการปฏิบัติงานระดับพนักงาน หน่วยงาน และองค์การ
8. ทบทวนหารือผลงาน และนำผลไปใช้ตอบแทนพนักงาน

 ตัวชี้วัดผลงาน

• ดัชนีหรือหน่วยที่ใช้วัดความสำเร็จของการปฏิบัติงานแต่ละหน่วยงาน
• บอกหน่วยงานนั้นๆ จะวัดความแตกต่างของผลการปฏิบัติงานอย่างไร
• ขึ้นต้นเป็นหน่วยวัด เช่น ร้อยละ จำนวน สัดส่วน ระดับ
• ร้อยละของรายได้ที่เพิ่มขึ้นเทียบกับปีที่ผ่านมา
• จำนวนลูกค้าใหม่ที่เพิ่มขึ้น
• สัดส่วนค่าใช้จ่ายต่อรายได้ที่ลดลง
• ระดับความสำเร็จของโครงการเทียบกับแผน
• ร้อยละของความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
• จำนวนวันที่ลดลงของการปิดบัญชีประจำเดือน
• อัตราการลาของพนักงานที่ลดลง

ลักษณะของตัวชี้วัด

• ผลที่ได้รับ Outcome  เช่น รายได้เพิ่มขึ้น  – ร้อยละของความพึงพอใจของลูกค่าที่เพิ่มขึ้น
• ผลงาน/ผลผลิต Out   เช่น ร้อยละของบุคลากรที่ผ่านการอบรม
•  กระบวนการทำงาน Process  เช่น ร้อยละของสินค้าที่จัดส่งได้ตามกำหนด
• จำนวนวันปิดบัญชีประจำเดือนที่ลดลง

ประเภทตัวชี้วัดผลงาน

• เชิงปริมาณ  :  จำนวนหน่วย ร้อยละที่เพิ่มขึ้น/ลดลง สัดส่วนมูลค่า
• เชิงคุณภาพ : เทียบมาตรฐาน ความพึงพอใจ ร้อยละความผิดพลาด
• กำหนดระยะเวลา :  ความสำเร็จตามแผน เสร็จตามเวลาที่กำหนด งานโครงการ
• ความคุ้มค่า (Cost – Effectiveness)  : ผลเทียบจำนวนเงินที่ใช้งบประมาณที่กำหนด

ลักษณะตัวชี้วัดผลงานที่ดี

• เชื่อมโยงกับแผนยุทธศาสตร์องค์การ
• สอดคล้องกับภาระหน้าที่ของหน่วยงาน/ตำแหน่งงาน
• กำหนดระดับความสำเร็จชัดเจน เป็นรูปธรรม
• จำนวนไม่มาก/น้อยเกินไประหว่าง 4 – 8 ตัว
• ให้น้ำหนักมากน้อยตามความสำคัญ
• สะดวกในการเก็บข้อมูลเพื่อติดตามประเมินผล
• ไม่ขัดแย้ง ไม่ซ้ำซ้อน หรือเป็นส่วนหนึ่งของกันและกัน เช่น

–     ขัดแย้ง กำไรสุทธิ กับการเจริญเติบโตของรายรับ 
–     ซ้ำซ้อน เช่น กำไรสุทธิ กับการเติบโตของรายรับกับการส่วนแบ่งตลาด
–     เป็นส่วนหนึ่ง  เช่น รายรับจากการขาย กับรายได้รวม

ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicators : KPI)  คือ ดัชนีหรือหน่วยวัดความสำเร็จของการปฏิบัติงานที่ได้รับการคัดเลือกว่ามีความสำคัญ หรือมีผลกระทบต่อความสำเร็จสูง ในระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง

เป้าหมาย (Targets) 

•   ค่าเป้าหมายเชิงปริมาณ ที่ควดหวังจะทำให้บรรลุ
•   บอกระดับความสำเร็จของการปฏิบัติงานตามตัวชี้วัดที่กำหนด
•  เป็นอัตราร้อยละ จำวน สัดส่วน หรือระดับที่กำหนด หรือเพิ่มขึ้น ลดลง

ลักษณะของเป้าหมายที่ดี
                – เจาะจง (Specific) 
                – วัดผลได้ (Measurable) 
                – บรรลุผลได้ (Achievable) 
                – เป็นจริงสมเหตุสมผล (Realistic) 
                – มีกำหนดเวลา (Time-framed)

 ตัวอย่างการเขียนเป้าหมายยุทธศาสตร์

              –        เป้าประสงค์    :          เพิ่มรายได้
              –        ตัวชี้วัด            :          รายได้ที่เพิ่มขึ้นเทียบปีก่อน
             –            เป้าหมาย           :          ร้อยละ

1. โครงการ/กิจกรรม :     –    ขยายตลาดสู่ต่างประเทศ 
                               –    เจาะตลาดรายใหญ่ที่เน้นคุณภาพ  
                               –     พัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่

 ผลที่ได้รับ

1. ผู้เข้ารับการอบรมได้รับความรู้เกี่ยวกับการออกแบบ KPI
2. ผู้เข้ารับการอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้รับมาใช้ในการกำหนดตัวชี้วัดของผลงาน
3. สามารถนำความรู้ที่ได้รับมาออกแบบ KPI ของหน่วยงานได้
4. สามรถนำความรู้ที่ได้รับมาเป็นแนวทางการเลือกตัวชี้วัดผลงานหลัก