การบริหารแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์

เรื่อง             การบริหารแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์

วันที่อบรม     วันพฤหัสบดีที่ 7 เมษายน 2554  (เวลา 13.30 – 16.30 น.) 

วิทยากร        คุณจริยา บุณยะประภัศร  ที่ปรึกษา บริษัท ซีอาร์เอ็มแอนด์คลาวด์

สรุปเนื้อหาการบรรยาย  

แนวคิดการบริหารแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ หมายถึง แนวคิดที่มุ่งเน้นวิธีการบริหารจัดการเพื่อให้เกิดประสิทธิผล โดยมีการวางแผนและ การกำหนดเป้าหมาย เพื่อให้สามารถดำเนินการและติดตาม ประเมินผลเป้าหมายที่กำหนดทั้งในระดับส่วนงานและบุคคล ไปในทิศทางเดียวกันอย่างมีส่วนร่วมและสอดคล้องกับภารกิจ วัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์กร

ประโยชน์ของการบริหารแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์

สนับสนุนให้หัวหน้างานและผู้ปฎิบัติงานตกลงและหารือเพื่อกำหนดเป้าหมายการปฏิบัติงานเพื่อที่จะดำเนินงานที่จะบรรลุเป้าหมายร่วมกัน กำหนดเป้าหมายของการปฏิบัติงานเพื่อเชื่อมโยงผลตอบแทน ช่วยผลักดันผลผลิตและผลลัพธ์ตลอดจนการสร้างผลงานตามค่าเป้าหมาย ส่งเสริมการพัฒนาความรู้ความสามารถของบุคลากรและผลงานของหน่วยงาน

เทคนิคในแต่ละขั้นตอนของการบริหารแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์

1. ขั้นตอนการวางแผน (Plan)
2. ขั้นตอนการติดตาม (Monitor)
3. ขั้นตอนการพัฒนา (Develop)
4. ขั้นตอนการประเมิน (Appraise)
5. ขั้นตอนการให้รางวัล/ แรงจูงใจ (Reward)

1.     เทคนิคในขั้นตอนการวางแผน (Plan)

1. การถ่ายทอดตัวชี้วัดผลสำเร็จของเป้าหมายระดับองค์กรลงสู่หน่วยงาน (Goal Cascading Method)
2. ความคาดหวังของผู้รับบริการ (Customer Focused Method
3. การพิจารณาจาก ประเด็นสำคัญ (Issue-Driven)
4. การไหลของงาน (Work Process Method)

** ปัจจัย (Competency -based)

              ตัวคัดกรอง

• ตัวชี้วัด และ เป้าหมายของผู้ปฏิบัติ ณ ต้นรอบการประเมิน
• ตัวชี้วัด และ เป้าหมายที่ใช้ในการประเมิน ณ ช่วงเวลาที่ประเมิน

** งานและการเปลี่ยนแปลงระหว่างรอบการประเมินฯ

ตัวอย่าง Customer-focused Method

แนวทางนี้เหมาะกับหน่วยงานที่มีภารกิจหลักเกี่ยวข้องกับการให้บริการไม่ว่าจะเป็นลูกค้าภายในหรือลูกค้าภายนอก ซึ่งเน้นผลลัพธ์ของการปฏิบัติงานจากการให้บริการ ที่จะนำมากำหนด KPI/Target

ตัวอย่าง Work Flow Method

แนวทางนี้เหมาะกับหน่วยงานที่เน้นการปฏิบัติงานให้ได้ตามมาตรฐานงานเป็นหลัก ซึ่งผลลัพธ์ ที่จะนำมากำหนดKPI/Target จะเกิดขึ้นเอง หากปฏิบัติตามกระบวนงาน กระบวนงานหลัก ขั้นตอน ผลลัพธ์

ตัวอย่าง Issue-Driven Method

แนวทางนี้เหมาะสำหรับหน่วยงานที่มีภารกิจปฏิบัติงานเป็นงานโครงการ หรืองานที่ได้รับมอบหมายในเชิงนโยบาย หรืองานเฉพาะกิจที่เกิดขึ้นตามความจำเป็นเร่งด่วนขององค์กร โดยเน้นผลลัพธ์ ที่ต้องการจากการดำเนินการในประเด็นนั้น ๆ และนำมากำหนด เป็น KPI/ Target

ตัวอย่าง Competency-Based Method

–      คุณลักษณะสำคัญ (Underlying Characteristics) ความรู้ ทักษะ กรอบความคิด แรงจูงใจ

–      พฤติกรรมในการทำงาน (Behaviors)

–      ผลการปฏิบัติงาน (Performance)

สมรรถนะ หมายถึง คุณลักษณะสำคัญต่าง ๆ ของบุคลากรที่ส่งผลให้บุคลากรมีพฤติกรรม และผลการปฎิบัติงานที่ส่วนงานและองค์กร ต้องการเพื่อบรรลุเป้าหมายองค์กร

2.     เทคนิคการติดตามผลการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา

–       วิเคราะห์เพื่อแยกแยะผู้ใต้บังคับบัญชาออกเป็นประเภท

–       เลือกเครื่องมือในการบริหารผู้ใต้บังคับบัญชาได้อย่าง เหมาะสมตามสถานการณ์และตามประเภทผู้ใต้บังคับบัญชา

หลักการของ McGregor theory

• การมองคนแบบ X        ลูกน้องไม่ค่อยชอบทำงาน
• การมองคนแบบ Y        ลูกน้องชอบที่จะทำงานถ้าหากสภาพแวดล้อมต่าง ๆ เอื้ออำนวย
• การมองคนแบบ X        ลูกน้องไม่ค่อยทะเยอทะยานทำงานไปเรื่อย ๆ
• การมองคนแบบ Y        ลูกน้องมีความทะเยอทะยานอยากก้าวหน้าในสายอาชีพ
• การมองคนแบบ X        ลูกน้องชอบที่จะถูกบงการงานถึงจะเดิน
• การมองคนแบบ Y        ลูกน้องชอบที่จะถูกบงการงานถึงจะเดินลูกน้องตระหนักถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของเขาเขาควบคุมตนเองได้เพื่อให้งานของเขาสำเร็จ
• การมองคนแบบ X        ลูกน้องไม่สามารถใช้ความคิดของตนเองในการแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานโดยเฉพาะลูกน้องในระดับล่าง
• การมองคนแบบ Y        ลูกน้องไม่สามารถใช้ความคิดของตนเองในการแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงานโดยเฉพาะลูกน้องในระดับล่างลูกน้องมีความคิดริเริ่มในการทำงานของตนเองให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นถึงแม้จะเป็นลูกน้องในระดับล่าง
• การมองคนแบบ X        ลูกน้องเต็มใจทำงานถ้ารู้สึกว่าได้ค่าจ้างและสวัสดิการดี
• การมองคนแบบ Y        ลูกน้องจะเต็มใจทำงานอย่างเต็มที่นั้นไม่ใช่เพราะจะได้ค่าจ้างและสวัสดิการดีเท่านั้น ยังมีสิ่งอื่น ๆ อีกเช่น การได้รับการยอมรับและความรู้สึกภูมิใจ

พฤติกรรมควบคุม

• สั่งการบอกให้ทำ (ทำอะไร ที่ไหนอย่างไร เมื่อไหร่ กับใคร)
• ควบคุม สอนงาน สังเกต ติดตามให้คำปรึกษา

พฤติกรรมสนับสนุน

ถาม ฟัง ปรึกษาเขา ชมเชย ให้กำลังใจ สนับสนุน ให้เวลา อำนวยความสะดวก

3.     เทคนิคการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา

ความรู้ ความเข้าใจ ทักษะความชำนาญ ความมุ่งมั่น แรงจูงใจ ความเชื่อมั่น

ตัวอย่างการกำหนดประเด็นในการสอนงานเพื่อพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา

1. ตรวจสอบงานต่าง ๆ ที่อยู่ในความรับผิดชอบของลูกน้อง เพื่อดูว่างานใดบ้างยังทำได้ไม่ดีเพราะ ขาดความรู้หรือทักษะ
2. มีงานอะไรบ้างที่อยู่นอกเหนือความรับผิดชอบของลูกน้องในปัจจุบันแต่หัวหน้าอยากให้ลูกน้องสามารถทำได้
3. มีงานอะไรบ้างที่มักจะเกิดปัญหาขึ้นบ่อย ๆ
4. มีงานอะไรบ้างที่หัวหน้าไม่ต้องการให้ผิดพลาดเพราะจะมีผลกระทบมาก
5. มีงานอะไรบ้างที่หัวหน้าต้องการให้ลูกน้องในส่วนงานส่วนใหญ่สามารถปฏิบัติได้ถึงแม้ปัจจุบันจะไม่ใช่งานในรับผิดชอบของเขาก็ตาม เพื่อความคล่องตัวในการบริหาร

4.     เทคนิคการประเมินผล (Appraise) หัวหน้างานควรจะ

1. พูดคุยเพื่อสร้างความเป็นกันเอง
2. สอบถามถึงผลการปฏิบัติงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชารู้สึกประสบความสำเร็จ
3. สอบถามถึงผลการปฏิบัติงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชารู้สึกยังไม่เป็นไปตามเป้าหมายและปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานพร้อมทั้งประเด็นที่ต้องการการสนับสนุนจากหัวหน้างาน
4. แจ้งผลการประเมินทุกด้านแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
5. แจ้งและชมเชยถึงสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชาทำได้ดี
6. แจ้งถึงประเด็นที่ต้องการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำการปรับปรุง
7. ร่วมกันวางแผนการพัฒนา
8. ถามความรู้สึกของผู้ใต้บังคับบัญชาถึงการประเมินในครั้งนี้
9. ร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชากำหนดตัวชี้วัดและค่าเป้าหมายผลงานและสมรรถนะที่จะใช้ในช่วงการประเมินถัดไป

5.     เทคนิคการให้รางวัล / แรงจูงใจ

        Reward 

 –       Financial-Based Non   – Fixed     – Variable

 –       Non Financial-Based

ผลที่ได้จากการอบรม  

1. ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจหลักการบริหารผลการปฏิบัติงานที่เชื่อมโยงและสนับสนุนเป้าหมายของส่วนงานและองค์กรตามแนวทางการบริหารเพื่อมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์
2. ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจเทคนิคและขั้นตอนต่าง ๆ ของการบริหารแบบมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในการบริหารผลการปฎิบัติงาน